12.  PENGERTIAN MANAJEMEN

Ø  Definisi Manajemen

Definisi Manajemen menurut Para Ahli :

1.       Menurut Dr. SP. SIAGIAN dalam buku  “FILSAFAT ADMINISTRASI” MANAGEMENT DAPAT DIDEFINISIKAN SEBAGAI “KEMAMPUAN ATAU KETERAMPILAN UNTUK MEMPEROLEH SUATU HASIL DALAM RANGKA PENCAPAIAN TUJUAN MELALUI ORANG LAIN”.

Dengan demikian dapat pula di katakana bahwa management merupakan inti dari pada administrasi karena memang management merupakan alat pelaksana  utama dari pada administrasiI”

2.       Menurut Prof. Dr. H. ARIFIN ABDULRACHMAN dalam buku “KERANGKA POKOK-POKOK MANAGEMENT” DAPAT DIARTIKAN :

a.      KEGIATAN-KEGIATAN/AKTIVITAS-AKTIVITAS;
b. Proses, yakni kegiatan dalam rentetan urutan-urutan
c. Institut/ orang-orang yang melakukan kegiatan atau proses kegiatan

3.       Menurut ORDWAY TEAD yang disadur oleh DRS. HE. ROSYIDI dalam buku “ORGANISASI DAN MANAGEMENT“, definisi Manajemen adalah “PROSES DAN KEGIATAN PELAKSANAAN USAHA MEMIMPIN DAN MENUNJUKAN ARAH PENYELENGGARAAN TUGAS SUATU ORGANISASI DI DALAM MEWUJUDKAN TUJUAN YANG TELAH DITETAPKAN “.

4.       Menurut “Marry Parker Follet” :

“MANAJEMEN SEBAGAI SENI DALAM MENYELESAIKAN PEKERJAAN MELALUI ORANG LAIN”.

5.       Menurut James A.F. Stonner :

“MANAJEMENadalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuanorganisasi yang di tetapkan”.

Jadi dapat di simpulkan Manajemen adalah proses kegiatan dengan melalui orang lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu serta di laksanakan secara berurutan berjalan kea rah satu tujuan.

Ø  Manajemen Sebagai Ilmu Dan Sebagai Seni

Manajemen merupakan suatu ilmu dan seni, mengapa disebut demikian, sebab antara keduanya tidak bisa dipisahkan. Manajemen sebagai suatu ilmu pengetahuan, karena telah dipelajari sejak lama, dan telah diorganisasikan menjadi suatu teori. Hal ini dikarenakan didalamnya menjelaskan tentang gejala-gejala manajemen, gejala-gejala ini lalu diteliti dengan menggunakan metode ilmiah yang dirumuskan dalam bentuk prinsip-prinsip yang diujudkan dalam bentuk suatu teori.
Sedang manajemen sebagai suatu seni, disini memandang bahwa di dalam mencapai suatu tujuan diperlukan kkerja sama dengan orang lain, nah bagaimana cara memerintahkan pada orang lain agar mau bekerja sama. Pada hakekatnya kegiatan manusia pada umumnya adalah managing ( mengatur ) untuk mengatur disini diperlukan suatu seni, bagaimana orang lain memerlukan pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama.

13.  MANAJEMEN DAN MANAJER

Ø  Tingkatan Manajemen Dan Manajer

Manajemen digunakan dalam segala bentuk kegiatan baik kegiatan profesi maupun non profesi, baik organisasi pemerintah maupun swasta, maka manajer dapat diklasifikasi dalam dua cara yaitu tingkatan dalam organisasi dan lingkup kegiatan yang dilakukan.

Bila dilihat dari tingkatan dalam organisasi, manajemen dibagi menjadi tiga golongan yang berbeda yaitu :

1. Manajemen Lini : atau manajemen tingkat pertama yaitu tingkatan yang paling rendah dalam suatu organisasi, dimana seorang yang bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain, misalnya mandor atau pengawas produksi dalam suatu pabrik pengawas teknik suatu bagian riset dan lain sebagainya.

2. Manajemen menengah ( Midle Manager ) yaitu mencakup lebih dari satu tingkatan didalam organisasi.

3. Manajemen Puncak ( Top Manajer ) terdiri atas kelompok yang relatif kecil, yang bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari organisasi.

Manajer fungsional bertanggung jawab pada satu kegiatan organisasi, seperti produksi pemasaran, keuangan dan lain sebagainya, manajer umum membawahi unit yang lebih rumit misalnya sebuah perusahaan cabang atau bagian operasional yang independen yang bertanggung jawab atas semua kegiatan unit.

Ada dua fungsi utama atau keahlian ( skill ) yaitu keahlian teknik ( Teknical Skill ) dan keahlian manajerial ( Managerial Skill ). Keahlian teknik yaitu keahlian tentang bagaimana cara mengerjakan dan menghasilkan sesuatu yang terdiri atas pengarah dengan motivasi, supervisi dan komunikasi. Keahlian manajerial yaitu keahlian yang berkenan tentang hal penetapan tujuan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia dan pengawasan.

Ø  Fungsi-fungsi Manajemen

Fungsi manajemen menurut beberapa penulis antara lain :

1. Ernest Dale : Planning, Organizing, Staffing, Directing, Innovating, Representing dan Controlling.

2. Oey Liang Lee : Planning, Organizing, Directing, Coordinating, Controlling.

3. James Stoner : Planning, Organizing, Leading, Controlling.

4. Henry Fayol : Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling.

5. Lindal F. Urwich : Forescating, Planning, Organizing, Commanding, Cordinating, Controlling.

6. Dr. SP. Siagian MPA : Planning, Organizing, Motivating, Controlling.

7. Prayudi Atmosudirjo : Planning, Organizing, Directing/ Actuating, Controlling.

8. DR. Winardi SE : Planning, Organizing, Coordinating, Actuating, Leading, Communicating, Controlling.

9. The Liang Gie : Planning, Decision Making, Directing, Coordinating, Controlling, Improving.

Ø  Keterampilan Manajerial

Bila kita asumsikan bahwa manajer adalah seorang yang mengarahkan aktivitas dari orang lain dan mengambil tanggung jawab terhadap pencapaian suatu tujuan (objective) melalui usaha tersebut, maka seorang manajer yang sukses biasanya adalah mereka yang mempunyai 3 (tiga) keterampilan dasar, yaitu: keterampilan teknis(technical skill), keterampilan inter-personal(human skill), dan keterampilan konseptual (conceptual skill).

Namun berdasarkan kompilasi beberapa teks, keterampilan manajerial berkaitan dengan teori, teknik, dan pedoman perilaku, yang bila diaplikasikan secara tepat akan meningkatkan performa keberhasilan seorang manager.

14.          EVOLUSI TEORI MANAJEMEN

Ø  EVOLUSI TEORI MANAJEMEN KLASIK

 Prinsip Teori Manajemen Aliran Klasik .Awal sekali ilmu manajemen timbul akibat terjadinya revolusi industri di Inggris pada abad 18.  Para pemikir tersebut rnemberikan perhatian terhadap masalah-masalah manajemen yang timbul baik itu di kalangan usahawan, industri maupun masyarakat. Para pemikir itu yang terkenaI antara lain, Robert Owen, Henry Fayol, Frederick W. Taylor dan lainnya.

Robert Owen (1771 -1858)

Robert Owen adalah orang yang menentang praktek-praktek memperkerjakan anak-anak usia 5 atau 6 tahun dan standar kerja 13 jam per hari. Tersentuh dengan kondisi kerja yang amat menyedihkan itu, beliau mengajukan adanya perbaikan terhadap kondisi kerja ini.

Henry Fayol (1841 -1925)

Pada tahun 1916, dengan sebutan teori manajemen klasik yang sangat memperhatikan produktivitas pabrik dan pekerja, disamping memperhatikan manajemen bagi satu organisasi yang kompleks, sehingga beliau menampilkan satu metode ajaran manajemen yang lebih utuh dalam bentuk cetak biru.

Fayol berkeyakinan keberhasilan para manajer tidak hanya ditentukan oleh mutu pribadinya, tetapi karena adanya penggunaan metode manajemen yang tepat.

    Sumbangan terbesar dari Fayol berupa pandangannya tentang manajemen yang bukanlah semata kecerdasan pribadi, tetapi lebih merupakan satu keterampilan yang dapat diajarkan dari dipahami prinsip-prinsip pokok dan teori umumnya yang telah dirumuskan. Fayol membagi kegiatan dan operasi perusahaan ke dalam 6 macam kegiatan :

    a. Teknis (produksi) yaitu berusaha menghasilkan dan membuat barang-barang produksi.

    b. Dagang (Beli, Jual, Pertukaran) dengan tara mengadakan pembelian bahan mentah dan menjual hasil produksi.

    c. Keuangan (pencarian dan penggunaan optimum atas modal) berusaha mendapatkan dan menggunakan modal.

    d. Keamanan (perlindungan harga milik dan manusia) berupa melindungi pekerja dan barang-barang kekayaan perusahaan.

    e. Akuntansi dengan adanya pencatatan dan pembukuan biaya, utang, keuntungan dan neraca, serta berbagai data statistik.

manajemen Klasik

1. pengembangan manajemen di lakukan oleh teoritis.

2. investasi terbesar adalah karyawan

3. tenaga kerja di beri pelatihan keterampilan sesuai operasi pabrik.

4. karyawan bertanggung jawab atas pekerjaan tertentu yang berulang.

5. adanya skema pembagian keuntungan

Ø  Teori perilaku

Dalam pengembangannya dibagi menjadi dua, pertama aliran hubungan manusiawi ( perilaku organisasi ) dan kedua berdasar pada manajemen ilmiah atau manajemen operasi.

Tokoh aliran perilaku organisasi yaitu :

o       Douglas McGregor yang terkenal dengan teori X dan teori Y.

o       Frederick Herzberg terkenal dengan teori motivasi higenis atau teori dua factor.

o       Chris Argiris mengatakan bahwa organisasi sebagai sistem sosial atau sistem antar hubungan budaya.

o       Edgar Schein dinamika kelompok dalam organisasi.

o       Abhraham Maslow mengemukakan tentang hirarki kebutuhan tentang perilaku manusia dan dinamika proses.

o       Robert Blak dan Jane mounton mengemukakan lima gaya kepemimpinan dengan kisi-kisi manajerial ( managerial grid ).

o       Rensislikert mengemukakan empat sistem manajemen dari sistem 1.explotatif, otoritatif sampai sistem 4. partisiatif kelompok.

o       Fred Feidler menerapkan pendekatan contingency pada studi kepemimpinan.

** Sumbangan Aliran Perilaku Organisasi

Sumbangan aliran ini terlihat dalam peningkatan pemahaman terhadap motivasi perseorangan, perilaku kelompok, hubungan antara pribadi dalam kerja dan pentingnya kerja bagi manusia. Semua hal ini telah membuat para manajer semakin peka dan terampil dalam menangani dan berhubungan dengan bawahannya.

** Keterbatasan Aliran Perilaku Organisasi

Meskipun demikian, banyak ahli berpendapat potensi teori ini belum dikembangkan lebih lanjut. Selain itu juga banyak kritikan terhadap aliran ini, karena disamping terlalu umum, terlalu abstrak dan ruwet/rumit. Rekomendasi mereka sering berbeda satu ahli dengan ahli lainnya, sehingga manajer mengalami kesulitan menentukan pendapat yang paling baik.

TEORI PERILAKU

Kontribusi studi perilaku ada dua kelompok, yatu memberikan penekanan pada

orang yang ada dalam pekerjaan dari pada jenis pekerjaan itu sendiri.

• Hawthorne merupakan bagian dari human relation movement (gerak-gerik hubungan

manusia), pertama memahami mengenai ornag yang bekerja dalam organisasi

• Kelompok system social, menghasilkan kumpulan materi organizational behaviour

(perilaku organisasi)

Reaksi berantai yang menghubungkan kebutuhan pekerja dengan perusahaan adalah:

1 . Mengetahui kebutuhan bekerja

2 . Memotivasi pekerja untuk melakukan pekerjaan demi tercapainya tujuan

perusahaan

3 . Kerja dijalankan

4 . Tercapainya tujuan perusahaan

Ø  TEORI KUANTITATIF (Riset Operasi dan Ilmu)

Pendekatan kuantitatif adalah penggunaan sejumlah teknik kuantitatif—seperti statistik, model optimasi, model informasi, atau simulasi komputer—untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan. Sebagai contoh, pemrograman linear digunakan para manajer untuk membantu mengambil kebijakan pengalokasian sumber daya; analisis jalur kritis (Critical Path Analysis) dapat digunakan untuk membuat penjadwalan kerja yang lebih efesien; model kuantitas pesanan ekonomi (economic order quantity model) membantu manajer menentukan tingkat persediaan optimum; dan lain-lain.

Pengembangan kuantitatif muncul dari pengembangan solusi matematika dan statistik terhadap masalah militer selama Perang Dunia II. Setelah perang berakhir, teknik-teknik matematika dan statistika yang digunakan untuk memecahkan persoalan-persoalan militer itu diterapkan di sektor bisnis. Pelopornya adalah sekelompok perwira militer yang dijuluki "Whiz Kids". Para perwira yang bergabung dengan Ford Motor Company pada pertengahan 1940-an ini menggunakan metode statistik dan model kuantitatif untuk memperbaiki pengambilan keputusan di Ford.
Ditandai dengan perkembangan tim-tim riset Operasi dalam pemecahan masalah-masalah industri, sejalan dengan perkembangan dunia teknologi, prosedur-prosedur riset operasional kemudian diformulasikan dan disebut dengan aliran Management Science.
Langkah-langkah pendekatan Management Science adalah sebagai berikut :
a. Perumusan maslah
b. Penyusunan suatu model matematis
c. Mendekatkan penyelesaian dari model
d. Pengujian model dan hasil yang didapatkan dari model
e. Penetapan pengawasan atas hasil-hasil
f. Pelaksanaan hasil dalam kegiatan implementasi

Ø  Evolusi Teori Manajemen

Perkembangan teori manajemen untuk masa dating adalah :

a.    Dominan

Salah satu dari aliran utama dapat muncul sebagai yang paling berguna

b.    Divergence

Setiap aliran melalui jalur sendiri

c.    Convergence

Aliran-aliran dapat menjadi sepaham dengan batasan-batasan diantara mereka cenderung kabur

d.    Sintesa

Masing-masing aliran berintegrasi

e.    Proliferation

Adanya kemungkinan muncul lebih banyak aliran lagi

         

Aliran teori manajemen dapat dibedakan menjadi 6 yaitu :

Aliran akuntasi manajerial

a.    Aliran ekonomi manajerial

b.    Aliran thesis organisasi

c.    Aliran hubungan manusiawi dan prilaku manusia

d.    Aliran kuantitatif (Matematik dan statistic)

e.    Aliran teknis industri

Pemikiran aliran manajemen terbagi 6 yaitu :

a.    aliran operasional dan proses manajemen

b.    aliran empiric atau kasus

c.    aliran prilaku manusia

d.    aliran system social

e.    aliran teori keputusan

f.     aliran matematik

15.  MANAJEMEN DAN LINGKUNGAN EKSTERNAL

Ø  Manajemen dan Lingkungan Eksternal

Manajemen lingkungan adalah aspek-aspek dari keseluruhan manajemen (termasuk perencanaan) yang menentukan dan membawa pada implementasi kebijakan lingkungan. Manajemen lingkungan selama ini sebelum adanya ISO 14001 berada dalam kondisi terpecah-pecah dan tidak memiliki stándar tertentu dari satu daerah dengan daerah lain, dan secara internasional berbeda penerapannya antara negara satu dengan lainnya. Praktek manajemen lingkungan yang dilakukan secara sistematis, prosedural, dan dapat diulang disebut dengan Sistem Manajemen Lingkungan ( EMS ).   Manajemen lingkungan saat ini telah banyak mengalami perubahan yang cukup berarti terutama dimulai Sejak awal tahun 1990. Penelitian mengenai efek dan akibat penerapan manajemen lingkungan telah banyak dilakukan terutama Sejak munculnya ISO 14001 di tahun 1996. Penerapan manajemen lingkungan yang baik di tingkat organisasi pada umumnya dibagi menjadi 3 elemen :

v     Perlindungan lingkungan secara fisik.

v     Membentuk budaya berkelanjutan dalam organisasi

v     Menanamkan nilai-nilai moral dan saling kepercayaan antar elemen organisasi.

Ø  Definisi Lingkungan

  

Lingkungan menurut definisi umum yaitu segala sesuatu disekitar subjek manusia yang terkait dengan aktifitasnya. Elemen lingkungan adalah hal-hal yang terkait dengan : tanah, udara, air, sumber daya alam, flora, fauna, manusia, dan hubungan antar faktor-faktor tersebut. Titik sentral isu lingkungan adalah manusia. Jadi manajemen lingkungan bisa diartikan sekumpulan aktifitas merencanakan, dan menggerakkan sumber daya manusia dan sumber daya lain untuk mencapai tujuan kebijakan lingkungan yang telah ditetapkan.

Dalam pembahasan manajemen tidak lepas pada masalah lingkungan yang dihadapi oleh seorang manager. Perbedaan dan kondisi lingkungan akan berpengaruh terhadap konsep dan teknik serta keputusan yang akan diambil

Ø  Faktor-faktor Lingkungan Eksternal Mikro dan Makro

1.      Faktor Lingkungan Internal yaitu lingkungan yang ada didalam usahanya saja.

2.      Faktor Lingkungan Eksternal yaitu unsur-unsur yang berada diluar organisasi, dimana unsure-unsur ini tidak dapat dikendalikan dan diketahui terlebih dahulu oleh manager, disamping itu juga akan mempengaruhi manager didalam pengambilan keputusan yang akan dibuat. Unsur-unsur lingkungan eksternal organisasi contohnya yaitu perubahan ekonomi, paraturan pemerintah, perilaku konsumen, perkembangan teknologi, politik dan lainnya. Lingkungan eksternal dibagi menjadi dua yaitu :

v     Lingkungan eksternal mikro yaitu lingkungan yang mempunyai pengaruh langsung terhadap kegiatan manajemen yang terdiri atas penyedia, langganan, para pesaing, lembaga perbankan dan lainnya.

v     Lingkungan eksternal makro yaitu lingkungan yang mempunyai pengaruh tidak langsung, seperti kondisi perekonomian, perubahan teknologi, politik, sosial dan lain sebagainya.

Ø  Tanggung Jawab Sosial Manajer

Tanggung jawab Sosial Perusahaan atau Corporate Social Responsibility (selanjutnya dalam artikel akan disingkat CSR) adalah suatu konsep bahwa organisasi, khususnya (namun bukan hanya) perusahaan adalah memiliki suatu tanggung jawab terhadap konsumen, karyawan, pemegang saham, komunitas dan lingkungan dalam segala aspek operasional perusahaan.

CSR berhubungan erat dengan "pembangunan berkelanjutan", di mana ada argumentasi bahwa suatu perusahaan dalam melaksanakan aktivitasnya harus mendasarkan keputusannya tidak semata berdasarkan faktor keuangan, misalnya keuntungan atau deviden melainkan juga harus berdasarkan konsekuensi sosial dan lingkungan untuk saat ini maupun untuk jangka panjang.

16.  Proses Perencanaan

Proses perencanaan atau planning adalah bagian dari daur kegiatan manajemen yang terutama berhubungan dengan pengambilan keputusan (decision making)untuk masa depan, baik jangka panjang maupun jangka pendek, sehubungan dengan pokok pertanyaan: apa, siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan berapa, baik sehubungan dengan lembaga yang dimanajemeni maupun usaha-usahanya.

Proses perencanaan dapat dilaksanakan menyeluruh, misalnya dalam perencanaan korporat, perencanaan strategis, atau perencanaan jangka panjang. Bisa juga dilakukan per divisi atau unit bisnis stategis menjadi rencana divisi atau anak perusahaan tertentu di dalam suatu korporasi yang lebih besar. Bisa juga dilakukan per fungsi baik di dalam korporasi, di dalam divisi maupun unit bisnis individual, misalnya rencana fungsi pemasaran, rencana fungsi keuangan, rencana fungsi produksi dan distribusi, dan rencana fungsi personalia. Bagaimana pun lingkup perencanaan yang dilakukan, pokok pertanyaan yang dipikirkan sama saja: apa, siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan berapa. Perbedaannya menyangkut metode yang digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan itu.

Ø  Pengertian Perencanaan

Dalam proses manajemen, yang menjadi titik awalnya adalah perencanaan. Jadi perencanaan sebagai awal kita melakukan proses manajemen sebelum kita melakukan pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan.

Menurut George R. Terry perencanaan adalah: “planning is the selecting and relating of fact and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulating of proposed activities believed necessary to achieve desired result”.

Dalam pengertian tersebut bisa kita simpulkan antara lain:

1. Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan keterangan kongkret.
2. Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang.
3. Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.

Pada intinya perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.

Ø  Empat Tahap Dasar Perencanaan

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini. 

Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

·         . Perencanaan dimulai dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang  jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya  sumberdayanya secara tidak efektif. 

Tahap 2 : merumuskan keadaan saat ini 

·         . Pemahaman akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik  yang didapat melaluikomunikasi dalam organisasi. 

Tahap 3 : mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan

·         . Segala kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan. 

Tahap 4 : mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaiantujuan

·         . Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.

Ø  Rencana Operasional

Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.
Perencanaan operasional yang khas :
 

1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan
 

2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
 

3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
 

4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.
perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.

Ø  Rencana Strategis

Perencanaan strategis adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya (termasuk modal dan sumber daya manusia) untuk mencapai strategi ini. Berbagai teknik analisis bisnis dapat digunakan dalam proses ini, termasuk analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), PEST (Political, Economic, Social, Technological), atau STEER (Socio-cultural, Technological, Economic, Ecological, Regulatory).

Perencanaan Strategis ( Strategic Planning ) adalah sebuah alat manajemen yang digunakan untuk mengelola kondisi saat ini untuk melakukan proyeksi kondisi pada masa depan, sehingga rencana strategis adalah sebuah petunjuk yang dapat digunakan organisasi dari kondisi saat ini untuk mereka bekerja menuju 5 sampai 10 tahun ke depan ( Kerzner , 2001 )
Untuk mencapai sebuah strategy yang telah ditetapkan oleh organisasi dalam rangka mempunyai keunggulan kompetitif, maka para pimpinan perusahaan, manajer operasi, haruslah bekerja dalam sebuah sistem yang ada pada proses perencanaan strategis / strategic planning ( Brown , 2005 ). Kemampuan manufaktur, harus dipergunakan secara tepat, sehingga dapat menjadi sebuah senjata yang unggul dalam sebuah perencanaan stategi ( Skinner, 1969 ).Untuk mencapai sebuah strategy yang telah ditetapkan oleh organisasi dalam rangka mempunyai keunggulan kompetitif, maka para pimpinan perusahaan, manajer operasi, haruslah bekerja dalam sebuah sistem yang ada pada proses perencanaan strategis Brown , 2005 ). Kemampuan manufaktur, harus dipergunakan secara tepat, sehingga dapat menjadi sebuah senjata yang unggul dalam sebuah perencanaan stategi ( Skinner, 1969 ).
Perencanaan strategis secara eksplisit berhubungan dengan manajemen perubahan, hal ini telah menjadi hasil penelitian beberapa ahli (e.g., Ansoff, 1965; Anthony,1965; Lorange, 1980; Steiner, 1979). Lorange (1980), menuliskan, bahwa strategic planning adalah kegiatan yang mencakup serangkaian proses dari inovasi dan merubah perusahaan, sehingga apabila strategic planning tidak mendukung inovasi dan perubahan, maka itu adalah kegagalan.

Ø  Faktor Waktu dan Perencanaan

Factor waktu dan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu:

1. waktu sangat diperlukan untuk meaksanakan perencanaan efektif

2. waktu sering diperlukan untk melanjutkan setiap langkah perencanaan

tanpa informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternatif-

alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan

memperhitungkan semua kemungkinan.

3. jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.

Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perecanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen.

Rencana jangka pendek, menengah dan panjang

Rencana – rencana jangka pendek mencakup berbagai rencana dari satu hari sampai satu tahun; rencana-rencana jangka menengah mempunyai rentangan waktu antara beberapa bulan sampai tiga tahun; dan rencana- rencana jangka panjang mengikuti kegiatan selama dua sampai lima tahun, dengan beberapa rencana yang diproyeksikan dua puluh lima tahun atau lebih dimasa yang akan datang. Perencanaan jangka panjang berkenaan dengan perencanaan strategic.

17.  Penetapan Tujuan

Teori ini di kemukakan oleh Edwin Locke teori ini mengatakan bahwa kita akan bergerak jika kita memiliki tujuan yang jelas dan pasti. Dari teori ini muncul bahwa seseorang akan memiliki motivasi yang tinggi jika ia memiliki tujuan yamh jelas. Sehingga ,umcullah apa yang disebut dengan Goal Setting ( Penetapan Tujuan ).

Edwin Locke mengemukakan bahwa dalam penetapan tujuan memiliki empat macam mekanisme motivasional yakni :

a)      Tujuan-tujuan mengarahkan perhatian

b)      Tujuan-tujuan mengatur upaya

c)      Tujuan-tujuan meningkatkan persistensi

d)     Tujuan-tujuan menunjang strategi-strategi dan rencana-rencana kegiatan.

Teori ini juga mengungkapkan hal-hal sebagai berikut :

v  Kuat lemahnya tingkah laku manusia di tentukan oleh sifat tujuan yang hendak di capai

v  Kecenderungan manusia untuk berjuang lebih keras mencapai suatu tujuan apabila tujuan itu jalas, di pahami dan bermanfaat

v  Makin kabur atau makin sulit di pahami suatu tujuan akan makin besar keengganan dalam bertingkah laku.

Ø  Misi dan Tujuan Organisasi

pengertian misi dan tujuan
A. Pengertian
Dalam sejarah kehidupan manusia, tidak ada atau dijumpai fakta yang menunjukkan bahwa manusia dapat hidup sendiri selama-lamanya.
Kelompok manusia selalu hidup bersama dan bekerja sama untuk mewujudkan cita-cita, impian, harapan, ide-ide agar menjadi sebuah kenyataan. Kegiatan yang terorganisir ini bisa disebut dengan organisasi. Bila disederhanakan untuk mendefinisikan tentang organisasi, yakni “adanya sistem dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu”.
Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa yang dinamakan organisasi terdapat beberapa unsur, yakni: sistem, kumpulan orang, kerja sama, adanya kegiatan, adanya tujuan.
Semua unsur-unsur tersebut saling terkait antara satu dengan yang lain. Apabila ada kumpul-kumpul namun hanya untuk happy-happy (cangkru’an), hal tersebut masih belum dikategorikan sebuah organisasi. Begitu juga kalau ada tujuan namun dikerjakan oleh satu orang juga masih belum masuk kategori organisasi.
b. Pengertian Misi
Misi adalah pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh lembaga dalam usahanya mewujudkan Visi. Misi organisasi adalah tujuan dan alasan mengapa organisasi itu ada. Misi juga akan memberikan arah sekaligus batasan proses pencapaian tujuan.
c. Tujuan
Merupakan sesuatu yang akan di capai dalam rentang waktu tertentu, Tujuan berdasarkan rentang dan cakupanya dapat di bagi dala beberapa karakteristik antara lain : a.Tujuan Jangka panjang, b.Tujuan Jangka menengah dan, c.Tujuan Jangka pendek.

Ø  Fungsi Tujuan

Fungsi Tujuan dalam Organisasi

Konsep tujuan organisasi di pandang secara luas mempunyai beberapa fungsi penting yang bervariasi menurut waktu dan keadaan. Berbagai fungsi tujuan antara lain sebagi berikut :

1.   Patokan Bagi Kegiatan bagi kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan

2.   Sumber Legitimasi dengan meningkatkan kemampuan kegiatan-kegiatan yang dilakukan, berguna untuk  meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkansumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya

4.   Sumber Motivasi untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugasnya, misalnya dengan memberikan intensif bagi anggota yang melaksanakan tugasnya dengan baik, menghasilkan produk di atas standar dan lain sebagainya yang akhirnya dapat mendorong para anggota lainnya.

5.   Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi yang saling berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan.

Fungsi perumusan strategi dalam organisasi sering juga mengguna istilah “grand strategy”, diantaranya adalah perumusan visi, misi, tujuan (objective), kebijakan (policy), dan strategi, serta perencanaan tentang bagaimana pengorganisasian (organization planning) seluruh kegiatan dalam menjalankan strategi tersebut.

Organization Planning memberikan arahan kepada setiap awak organisasi, kemana organisasi akan dibawa di masa yang akan datang. Ditinjau secara hirarki, fungsi ini berada pada tingkatan tertinggi. Prosesnya memerlukan pemahaman yang mendalam serta analisis yang cermat dan cerdas tentang berbagai perkembangan kondisi lingkungan strategis, seperti perkembangan teknologi, ekonomi sosial budaya, politik, bahkan bagi beberapa organisasi diperlukan kajian tentang sejarah di masa silam. Permasalahan yang dihadapi sangat kompleks dan dinamis, sehingga penuh ketidakpastian, namun harus dapat dikenali secara cerdas untuk mengurangi tingkat ketidakpastian tadi. Untuk itu diperlukan personil yang memiliki daya abstraksi kuat, kemampuan yang solid dalam melakukan analisis terhadap perkembangan lingkungan strategik, serta melakukan sintesa terhadap perkembangan iptek. Tujuan utama dari penyelengaraan ini adalah tercapainya tujuan secara efektif.

Ø  Management By Objective (MBO)

Management by Objective ( MBO ) digagas pertama kali oleh Peter F.Drucker yang merupakan profesor, praktisi konsultan manajemen dari Claremont Graduate University atau sekarang dikenal dengan nama Peter F.Drucker and Masatoshi Uto Graduate School of Management.
MBO digagas pada tahun 1954, dengan tujuan agar para perusahaan dapat berjalan baik harus menetapkan sasaran yang jelas dan secara terpadu agar goal atau tujuan dapat tercapai secara efektif.
MBO mendorong setiap tingkatan manajemen berkomitmen untuk partisipasi dalam mencapai rencana yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Dalam pelaksanaan MBO ini harus ada kesepakatan antara karyawan dan pimpinan, agar mereka melaksanakan dan memiliki komitmen yang sama, yaitu :
• Tujuan yang ingin dicapai oleh setiap bagian / bawahan.
• Perencanaan yang akan dilakukan setiap divisi, untuk mendukung tujuan bersama.
• Standard pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan.
• Prosedur untuk mengevaluasi keberhsilan pencapaian tujuan.
Untuk mencapai keberhasilan dalam MBO, dibutuhkan partisipasi aktif dari semua pihak internal di perusahaan.
Pimpinan dan karyawan di dalam perusahaan harus memiliki kesepakatan untuk mewujudkan kinerja yang lebih baik, dimana dicapai melalui proses perencanaan dan implementasi, serta melalui pengawasan bersama dan terintegrasi.
Untuk pelaksanaan MBO, maka di butuhkan tahapan-tahapan sebagai berikut :
• Tahap Persiapan, dimana menyiapkan dokumen-dokumen serta data-data yang diperlukan.
• Tahap Penyusunan, dimana menjabarkan tugas pokok dan fungsi-fungsi setiap bagian dalam organisasi, agar seluruhnya terintegrasi mencapai visi dan misi yang dicanangkan oleh perusahaan. Merumuskan keadaan sekarang untuk membantu identifikasi dan antisipasi masalah atau hambatan serta kemudahan-kemudahan.
• Tahap Pelaksanaan, dimana pelaksanaan seluruh kegiatan dan fungsi manajemen secara menyeluruh seperti pengorganisasian, pengarahan, pemberian semangat dan motivasi, koordinasi, integrasi dan sinkronisasi.
• Tahap Pengendalian, Monitor, Evaluasi dan Penyesuaian, dimana bertujuan tercapainya tujuan dan sasaran yang tertuang dalam rencana stratejik ( Renstra ) melalui kegiatan keseluruhan dalam perusahaan.
Penilaian Kinerja diukur dengan : Efesiensi, Efektivitas, Kemanfaatan program dan keberlanjutan program/kegiatan. Evaluasi dilaksanakan terahadap HASIL (OUTCOMES) PROGRAM yang berupa DAMPAK DAN MANFAAT.
Dalam penyusunan rencana, maka langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :
• Apa yang akan di kerjakan ? ( What ), tindakan-tindakan apa yang akan dilakukan agar tercapainya sasaran.
• Dimana kegiatan akan dilakukan ? ( Where ), perlu dipertimbangkan tempat pelaksanaan kegiatan yang dapat mendukung kegiatan perencanaan tersebut.
• Kapan waktu yang tepat untuk melaksanakannya ? ( When ), dimana kemampuan untuk mengatur, memilih dan memanfaatkan waktu yang tepat untuk melaksanakan rencana dan eksekusi rencana tersebut.
• Bagaimana, rencana tersebut dilaksanakan ? ( How ), dengan metoda apa pelaksanaan rencana ini akan di eksekusi.
• Siapa yang menjadi sasaran ? ( Who ), menentukan siapa sasaran dan siapa orang yang berkompeten untuk melaksanakan rencana tersebut.
• Mengapa ini dilakukan ? ( Why ), merupakan jawaban dari seluruh pertanyaan What, Where, When, How dan Who. Berusaha melihat, apakah rencana-rencana tersbut apakah memiliki kelemahan.

18.  Pembuatan Keputusan

Ø  Tipe-tipe Kepitusan :

        

Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran.

Keputusan dibagi dalam 3 tipe :

·         Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang2 dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tkt bawah. Contoh: keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.

·         Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.

·         Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tdk terstruktur yg jarang terjadi.

Ø  Proses pembuatan Keputusan :

1.      Pemahaman dan perumusan masalah

Manajaer harus menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.

2. Pengumpulan dan analisa data yang relevan

Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.

3. Pengembangan alternatif

Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecendrungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.

4. Pengevaluasian terhadap alternatif yang dipergunakan 

Menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistik serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.

5. Pemilihan alternatif terbaik

Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidaksempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.

6. Implementasi keputusan

Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan meng alokasikan sumber daya yang diperlukan, serta menugaskan wewenag dan tanggung jawab pelaksana tugas, dengan mempewrhatikan resiko dan ketidakpastian terhadap keputusan yang diambil.

7. evaluasi atas hasil keputusan

Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan.

Ø  Keterlibatan Bawahan dalam Pembuatan Keputusan

Para manejer akan sulit untuk membuat keputusan tanpa melibatkan bawahan, keterlibatan ini dapat formal, seperti pengunaan kelompok dalam pembuatan keputusan, atau informal, seperti permintaan akan gagasan.

1. Pembuatan Keputusan Kelompok

Banyak manajer merasa bahwa keputusan yang dibuat secara kelompok, seperti panitia lebih efektif karena mereka memaksimumkan pengetahuan lain. Berbagai kebaikan dan kelemahan pembuatan keputusan secara kelompok

Kebaikan

Kelemahan

Dalam pengembangan tujuan, kelompok memberikan jumlah pengetahhuan yang lebih besar. Dalam pengembangan alterna-tif, usaha individual para anggota kelompok dapat memungkinkan pencarian lebih luas dalam berbagai bidang fungsional organisasi. Dalam penilaian alternatif, kelompok mempunyai kerangka pandangan yang lebih lebar. Dalam pemilihan alternatif kelompok lebih dapat meneri-ma risiko disbanding pembuat keputusan individual. Karena berpartisipasi dalam proses pembuatan keputusan, para anggota kelompok secara individudal lebih termotivasi untuk melaksanakan keputus-an. Kreativitas yang lebih besar dihasilkan dari interaksi antar individu dengan berbagai pandangan yang berbeda- beda. Implementasi suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab. Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangant memakan biaya. Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat dengan cepat. Keputusan kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok. Bila atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompok.

1.      Implementasi suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab. Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangant memakan biaya. Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat dengan cepat. Keputusan kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok. 5.      Bila atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompok.

19.  Pengorganisasian

Ø  Pengertian pengorganisasian

Istilah Organizing berasal dari perkataan “organism” yangmempunyai arti menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagianyang terintegrasi sehingga mempunyai hubungan yang salingmempengaruhi satu dengan lainnya Adapun beberapa definisi dari pengorganisasian yangdiungkapkan oleh para ahli manajemen, yang antara lain adalah:

a) Pengorganisasian adalah aktivitas menyusun dan membentukhubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujudsuatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telahditetapkan.

b) Menurut George R. Terry, pengorganisasian sebagai kegiatanmengalokasikan seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan antarakelompok kerja dan menetapkan wewenang tertentu serta tanggungjawab masing-masing yang bertanggung jawab untuk setiapkomponen dan menyediakan lingkungan kerja yang sesuai dantepat.

c) Menurut Siagian berpendapat bahwa pengorganisasian merupakankeseluruhan proses pengelompokkan orang-orang, alat-alat, tugastugas,tanggung jawab dan wewenang sedemikian rupa sehinggatercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatukesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Dari pengertian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwapengorganisasian adalah suatu kegiatan untuk mengelompokkan orang-orang dengan tugas dan fungsinya masing-masing yangkesemuanya saling berhubungan dan saling mempengaruhi.

Ø  Teori-teori Organisasi

Teori organisasi adalah studi tentang bagaimana organisasi menjalankan fungsinya dan bagaimana mereka mempengaruhi dan dipengaruhi oleh orang-orang yang bekerja di dalamnya ataupun masyarakat di lingkup kerja mereka. Teori organisasi adalah suatu konsefsi, pandangan, tinjauan, ajaran, pendapat atau pendekatan tentang pemecahan masalah organisasi agar lebih berhasil dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Masalah adalah segala sesuatu yang segala sesuatu yang ada hubungannya dengan kepentingan organisasi yang memerlukan pemecahan dan pengambilan keputusan. Ada banyak masalah yang dihadapi organisasi (kompleks) dan memerlukan pemecahan tersendiri sehingga muncul berbagai kajian untuk lebih memahami efektivitas organisasi Teori organisasi Muncul pada abad 19 dilatarbelakangi oleh Revolusi Inggris dan lahirnya perusahaan raksasa di Amerika Serikat.
Evoluasi Teori Organisasi Terdiri atas :
Ø Teori Klasik Teori tipe organisasi (Birokrasi) oleh Max Weber (Sosiolog Jerman Teori manajemen Ilmiah oleh Fredrick Winslow Taylor (AmerikaTeori ) administrative (prinsif-prinsif organisasi) oleh Henry Fayol (Prancis).
Ø Teori Organisasi dan Manajemen Neo Klasik
Ø Teori modern
Ø Teori organisasi dan manajemen Jepang
3 Golongan Teori Organisasi Modern (Prajudi Atmosudirdjo):
Ø Teori organisasi klasik;
Ø Teori organisasi hubungan antar manusia
Ø Teori proses;
Ø Teori prilaku;
Ø Teori Sistema.

4 Macam Teori Organisasi (Amitai Etzioni) :
Ø Teori klasik (Scientific management);
Ø Aliran hubungan manusia (human relations);
Ø Sistem pendekatan struktural;
Ø Teori pembuatan keputusan
5 Macam Teori Organisasi (Wursanto, 2003:260-274)
Ø Teori organisasi klasik;
Ø Teori organisasi birokrasi;
Ø Teori organisasi human relations;
Ø Teori organisasi perilaku;
Ø Teori organisasi proses;
Ø Teori organisasi kepemimpinan;
Ø Teori organisasi fungsi;
Ø Teori organisasi pembuatan keputusan;
Ø Teori organisasi kontingensi.
6 Pendekatan Teori Organisasi (Harold Koontz dan Cyrill o’Donnell)
Ø Pendekatan pengalaman atau kasus (the empirical, or case approach);
Ø Pendekatan prilaku antar pribadi (the interpersonal behavior approach);
Ø Pendekatan perilaku kelompok (the group behavior approach);
Ø Pendekatan kerjasama sistem social (the cooperative social system approach);
Ø Pendekatan sistem teknik sosial (the sociotechnical system approach);
Ø Pendekatan teori keputusan (the decision theory-center approach);
Ø Pendekatan pusat komunikasi (the communication-center approach);
Ø Pendekatan operasi (the operational approach).
Teori Organisasi :
1. Teori Organisasi Klasik (Teori Tradisonal)
a. Teori Birokrasi.
b. Teori Administrasi.
c. Manajemen Ilmiah.
2. Teori Neoklasik (Teori hubungan antar manusiawi)
=>Menekankan pentingnya aspek psikologis dan sosial karyawan.
3. Teori Organisasi Modern
=> Semua unsur organisasi sebagai satu kesatuan dan saling ketergantungan.

a.       Struktur Organisasi

Definisi Struktur Organisasi

                        Strukturorganisasi mendefinisikan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dandikoordinasikan secara formal. Struktur organisasi juga dapat di definisikanadalah suatu keputusan yang diambil oleh organisasi itu sendiri berdasakansituasi, kondisi dan kebutuhan organisasi. Struktur suatu organisasimenggambarkan bagaimana organisasi itu mengatur dirinya sendiri, bagaimanamengatur hubungan antar orang dan antar kelompok. Struktur suatu organisasi adakaitannya dengan tujuan, sebab struktur organisasi itu adalah cara organisasiitu mengatur dirinya untuk bisa mencapai tujuan yang ingin dicapainya.

Ø  Pembagian Kerja

Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan karyawan harus menggunakan prinsip the right man in the right place. Pembagian kerja harus rasional/objektif, bukan emosional subyektif yang didasarkan atas dasar like and dislike.

Dengan adanya prinsip orang yang tepat ditempat yang tepat (the right man in the right place) akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran dan efesiensi kerja. Pembagian kerja yang baik merupakan kunci bagi penyelengaraan kerja. kecerobohan dalam pembagian kerja akan berpengaruh kurang baik dan mungkin menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan, oleh karena itu, seorang manajer yang berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip utama yang akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya.

Ø  Bentuk-bentuk Organisasi

Menurut pola hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab, maka bentuk organisasi dapat dibedakan sebagai berikut:

• Bentuk Organisasi Garis

Bentuk ini merupakan nbentuk organisasi paling tua dan paling sederhana. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa juga disebut dengan organisasi militer dimana cirinya adalah struktur organisasi ini relatif kecil, jumlah karyawan yang relatif sedikit, saling kenal, dan spesialisai kerja yang belum begitu rumit dan tinggi.

Kebaikannya;

1.      Kesatuan komado terjamin baik karena pimpinan berada pada satu tangan.

2.      Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit.

3.      Rasa solidaritas dianatara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.

Keburukannya;

1.      Seluruh organisasi tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan tersebut berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur.

2.      Ada kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.

3.      Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

• Bentuk Organisasi Fungsional

Bentuk ini merupakan bentuk dimana sebagian atau segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang memberikan komando pada bawahannya. Bentuk ini dikembangkan oleh FW Taylor.

Kebaikannya;

1.      Pembidangan tugas-tugas jelas.

2.      Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.

3.      Digunakannya tenga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.

Keburukannya;

1.      Karena adanya spesialisasi kerja maka akan sulit untuk mengadakan tour of duty.

2.      Karyawan lebih mementingkan bidangnya sehingga sukar untuk melaksanakan koordinasi.

• Bentuk Organisasi Garis dan Staff

Bentuk ini umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson.

Kebaikannya;

1.      Dapat digunakan pada setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas organisasinya,dan kompleksitas susunan organisasinya.

2.      Pengambilan keputusan lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli.

3.      Perwujudan “the right man in the right place”lebih mudah terlaksana.

Keburukannya;

1.      Sesama karyawan dapat terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun

2.      Karena susunan organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang koordinasi antar divisi atau departemen.

• Bentuk Organisasi Fungsional dan Staff

Bentuk ini merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staff. Adapun kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini adalah juga merupakan kombinasi dari bentuk diatas.

Ø  Departementasi

Suatu organisasi memiliki suatu permasalahan dan pekerjaan yang harus di selesaika. Dalam hal ini perlu adanya pembagian tugas dalam setiap penanganan setiap pekerjaan. Pembagian tersebut dinamakan Departementasi.

Departementasi sangat penting dalam organisasisebab departementasi yang di laksanakan dengan pertimbangan yang matang dapat menghasilkan efesiensi dan efektifitas kerja sebuah organisasi.

Ø  Departementasi Fungsional

Departemen Fungsional adalah pengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.
Individu dikelompokkan berdasarkan ketrampilan, pengetahuan, dan tindakan yang dilakukan. Misalnya organisasi hanya terbagi dalam bagian administrasi, dan bagian operasi.
Pembentukan satuan satuan organisasi yang masing masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan pekerjaan yang berkaitan.

Kebaikan :

1.       Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama.

2.      Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi.

3.      Memusatkan keahlian organisasi.

4.      Memungkinkan pengawasan manajemen puncak

5.      Tugasnya jelas

6.      Pengetahuan yang dibutuhkan tidak banyak

7.      Hanya membutuhkan manajer saja yang harus berwawasan luas

8.      Mudah dijelaskan pada anggota bila ada persoalan

Kelemahan :

1.      Menciptakan konflik antar fungsi.

2.      Adanya kemacetan pelaksanaan tugas.

3.      Umpan balik yang lambat.

4.      Memusatkan pada kepentingan tugasnya.

5.      Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif

6.      Kejenuhan akibat monotonnya aktivitas

7.      Komunikasi antar area tidak lancar terutama bila ada problem

8.      Individu dalam bekerja hanya memperhatikan struktur hierarki

Ø  Departementasi Divisional

Departementasi divisional, departemen perusahaan besar yang berupa bisnis terpisah; mungkin ditujukan untuk membuat dan menjual produk spesifik atau melayani pasar spesifik.
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

a.       Struktur organisasi divisional atas dasar produk
Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemprosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.

b.      Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah.
Pengelompokkan kegiatan atas dasar, tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.

Kebaikan :

1.       Semua kegiatan, ketrampilan, keahlian untuk memproduksi dan

memasarkan dikelompokan menjadi satu dibawah seorang kepala.

2.       Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasidan prestasi kerja terpelihara.

3.       Kualitas dan kecepatan membuat keputusan meningkat.

4.       Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan
 lingkungan divisi yang khas

5.        Merumuskan tanggung – jawab dengan jelas dan perhatian
 dipusatkan pertanggungjawaban atas prestasi kerja.

6.        Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas.

7.       Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.

8.       Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.

Kelemahan :

1.      Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya
perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas.

2.      Seberapa besar delegasi wewenang diberikan.

3.      Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi
biaya overhead perusahaan.

4.      Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi.

5.      Masalah duplikasi sumber daya dan perlatan yang tidak perlu

6.      Masing-masing divisi bisa menghadapi problem yang sama sehingga
terjadi pengulangan dalam pengatasannya

7.      Target divisi bisa mengalahkan target organisasi

8.      Konflik antar divisi bisa terjadi, bila terjadi problem organisasi, maka
membutuhkan orang yang sangat ahli dan menguasai banyak hal

20.      Organisasi Proyek dan Metrik

Organisasi proyek matriks merupakan suatu organisasi proyek yang melekat pada divisi fungsional suatu organisasi induk. Pada dasarnya organisasi ini merupakan penggabungan kelebihan yang terdapat dalam organisasi fungsional dan organisasi proyek khusus.

Beberapa kelebihan yang terdapat dalam bentuk organisasi ini yaitu manajer proyek bertanggung jawab penuh kepada proyek, permasalahan yang terjadi dapat segera ditindaklanjuti, lebih efisien karena menggunakan sumber daya maupun tenaga ahli yang dimiliki pada beberapa proyek sekaligus serta para personil dapat kembali ke organisasi induk semula apabila proyek telah selesai.

Adapun beberapa kekurangan yang terdapat dalam bentuk organisasi proyek ini antara lain manajer proyek tidak dapat mengambil keputusan mengenai pelaksanaan pekerjaan dan kebutuhan personil karena keputusan tersebut merupakan wewenang dari pada departemen

lain, terdapat tingkat ketergantungan yang tinggi antara proyek dan organisasi lain pendukung proyek serta terdapat dua jalur pelaporan bagi personil proyek karena personil proyek berada dibahwah komando pimpinan proyek dan departemen fungsional.

Kebaikan :

1.      Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional.

2.      Mengembangkan ketrampilan dan kreatifitas karyawan serta fleksibilitas
kepada organisasi.

3.      Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas
pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang akhirnya
membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan.

4.      Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan
dan orientasi proyek.

5.      Mampu mengombinasi kelebihan pola fungsional dan divisional

6.      Menekankan pada teknik dan pasar

7.      Memerlukan sejumlah manager yang mampu menangani personil bidang teknik
dan pemasaran

Kelemahan :

1.      Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif

2.      Memerlukan koordinasi vertikal dan horisontal.

3.      Memerlukan lebih banyak ketrampilan antar pribadi.

4.      Menimbulkan resiko timbulnya perasaan anarki.

5.      Sangat mahal untuk di implementasikan.

6.      Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan.

7.      Sangat mahal

8.      Kesatuan komando bisa hilang karena individu memiliki lebih dari satu supervisor

21.  Pengertian Koordinasi

Menurut G.R. Terry koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan. Sedangkan menurut E.F.L. Brech, koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri (Hasibuan, 2007:85).
Menurut Mc. Farland (Handayaningrat, 1985:89) koordinasi adalah suatu proses di mana pimpinan mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur di antara bawahannya dan menjamin kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama.
Sementara itu, Handoko (2003:195) mendefinisikan koordinasi (coordination) sebagai proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Menurut Handoko (2003:196) kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksananya. Hal ini juga ditegaskan oleh Handayaningrat (1985:88) bahwa koordinasi dan komunikasi adalah sesuatu hal yang tidak dapat dipisahkan. Selain itu, Handayaningrat juga mengatakan bahwa koordinasi dan kepemimpinan (leadership) adalah tidak bisa dipisahkan satu sama lain, karena satu sama lain saling mempengaruhi.

Kebutuhan akan koordinasi

Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan )dalam  melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahanyang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen.Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiapkaryawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akanmerugikan organisasi itu sendiri.

Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruhkegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atauperusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usahauntuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang.Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalampelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.

Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yangdapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentangmanajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakinbesar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahansecara efektif.

Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antarasatuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko,2003:196), yaitu:

1.       Saling ketergantungan yangmenyatu (pooled interdependence)

Bilasatuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalammelaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiapsatuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.

2.       Saling ketergantungan yangberurutan (sequential interdependece)

Dimana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelumsatuan yang lain dapat bekerja.

3.       Saling ketergantungan timbalbalik (reciprocal interdependence)

Merupakan hubungan member dan menerima antarsatuan organisasi. Ketiga hubungan saling ketergantungan ini dapat digambarkanseperti terlihat pada diagram berikut ini.

Masalah-masalah pencapaian koordinasi yang efektif

Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:

Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.

Perbedaan dalam oriantasi waktu

Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.

Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.

Perbedaan dalam formalitas struktur.

Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

Pendekatan – pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif

Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu:

Teknik-Teknik Manajemen Dasar

Untuk mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik  tersebut.

Mekanisme teknik manajemen dasar

·         Hirarki manajerial.

Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

·         Aturan dan prosedur.

Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

·         Rencana dan penetapan tujuan.

Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

Meningakatkan koordinasi potensial

Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.  Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :

Sistem informasi vertikal.

Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.

Hubungan-hubungan lateral (harizontal).

Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.

Beberapa hubungan lateral, yaitu:

·         Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.

·           Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.

·         Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.

·          Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.

·         Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.

·         Organisasi matriks,  suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.

Mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar

dalam pengkoordinasian dasar qt harus mengetahui Mekanisme-mekanisme apa saja yg harus di perhatikan

1. Hirarki manajerial.

Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

2. Aturan dan prosedur.

Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

3. Rencana dan penetapan tujuan.

Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

Meningkatkan koordinasi potensial

Bila tiap bagian saling tergantung satu dengan lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu
1. Sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau diluar rantai perintah.

2. Hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan. Ada beberapa hubungan lateral
a. Hubungan langsung
b. Hubungan kelompok langsung
c. Hubungan silang
Mengurangi kebutuhan akan koordinasi
Ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :
a. Penciptaan sumber daya tambahan yang memberikan kelonggaran bagi satuan kerja, misal penambahan kerja, bahan dasar dan pembantu, modal, pengurangan tugas dan masalah-masalah yang timbul sekarang.
b. Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri, dengan mengubah karakter satuan organisasi.

Pengurangan kebutuhan Akan Koordinasi

Mengurangi kebutuhan akan koordinasi, ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :
1. Penciptaan sumberdaya tambahan yang memberikan kelonggaran bagi satuan kerja, misalnya penambahan tenaga kerja, bahan dasar dan pembantu, modal, pengurangan tugas dan masalah-masalah yang timbul sekarang.
2. Penciptaan tugas – tugas yang dapat berdiri sendiri, dengan cara mengubah karakter satuan organisasi.

Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi

Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.

Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.

Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).

22. DESENTRALISASI

Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini banyak perusahaan atau organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi.

Pada sistem pemerintahan yang terbaru tidak lagi banyak menerapkan sistem sentralisasi,

melainkan sistem otonomi daerah atau otda yang memberikan sebagian wewenang yang tadinya harus diputuskan pada pemerintah pusat kini dapat di putuskan di tingkat pemerintah daerah atau pemda. Kelebihan sistem ini adalah sebagian besar keputusan dan kebijakan yang berada didaerah dapat diputuskan di daerah tanpa adanya campur tangan dari pemerintahan di pusat. Namun kekurangan dari sistem desentralisasi pada otonomi khusus untuk daerah adalah euforia yang berlebihan di mana wewenang tersebut hanya mementingkan kepentingan golongan dan kelompok serta digunakan untuk mengeruk keuntungan pribadi atau oknum. Hal tersebut terjadi karena sulit untuk dikontrol oleh pemerintah di tingkat pusat.

23. Pengertian wewenang, kekuasaan dan pengaruh

- Pengertian Wewenang
Wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.Penggunaan wewenang secara bijaksana merupakan faktor kritis bagi efektevitas organisasi. peranan pokok wewenang dalam fungsi pengorganisasian, wewenang dan kekuasaan sebagai metoda formal, dimana manajer menggunakannya untuk mencapai tujuan individu maupun organisasi.Wewenang formal tersebut harus di dukung juga dengan dasar-dasar kekuasaan dan pengaruh informal. Manajer perlu menggunakan lebih dari wewenang resminya untuk mendapatkan kerjasama dengan bawahan mereka, selain juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan kepemimpinan mereka.

- Pengertian Kekuasaan
Kekuasaan merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain untuk mencapai sesuatu dengan cara yang diinginkan. Studi tentang kekuasaan dan dampaknya merupakan hal yang penting dalam manajemen. Karena kekuasaan merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain, maka mungkin sekali setiap interaksi dan hubungan sosial dalam suatu organisasi melibatkan penggunaan kekuasaan. Cara pengendalian unit organisasi dan individu di dalamnya berkaitan dengan penggunaan kekuasaan. Kekuasaan manager yang menginginkan peningkatan jumlah penjualan adalah kemampuan untuk meningkatkan penjualan itu. Kekuasaan melibatkan hubungan antara dua orang atau lebih. Dikatakan A mempunyai kekuasaan atas B, jika A dapat menyebabkan B melakukan sesuatu di mana B tidak ada pilihan kecuali melakukannya. Kekuasaan selalu melibatkan interaksi sosial antar beberapa pihak, lebih dari satu pihak. Dengan demikian seorang individu atau kelompok yang terisolasi tidak dapat memiliki kekuasaan karena kekuasaan harus dilaksanakan atau mempunyai potensi untuk dilaksanakan oleh orang lain atau kelompok lain.
Kekuasaan amat erat hubungannya dengan wewenang. Tetapi kedua konsep ini harus dibedakan. Kekuasaan melibatkan kekuatan dan paksaan, wewenang merupakan bagian dari kekuasaan yang cakupannya lebih sempit. Wewenang tidak menimbulkan implikasi kekuatan. Wewenang adalah kekuasaan formal yang dimiliki oleh seseorang karena posisi yang dipegang dalam organisasi. Jadi seorang bawahan harus mematuhi perintah manajernya karena posisi manajer tersebut telah memberikan wewenang untuk memerintah secara sah.

-Pengertian Pengaruh

Adalah daya yang ada atau timbul dari sesuatu orang atau benda yang ikut membentuk watak, kepercayaan atau perbuatan seseorang. Misalnya besar sekali pengaruh orang tua terhadap watak anaknya.

24.  Struktur lini dan staff

Organisasi Lini dan Staf: staf merupakan individu atau kelompok dalam struktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan terhadap fungsi lini. Karyawan staf atau staf departemen tidak secara langsung terlibat dalam kegiatan utama organisasi atau departemen.

Struktur Lini dan Staff – meskipun struktur lini sesuai untuk kebanyakan organisasi, khususnya organisasi yang kecil, tapi tidak efektif untuk organisasi yang lebih besar. Dimana struktur organisasi lini dan staff memainkan perannya. Lini dan struktur menggabungkan struktur lini dimana informasi dan persetujuan berasal dari atas ke bawah, dengan dukungan dan spesialisasi staf departemen. Stuktur organisasi lini dan staff lebih terpusat. Manajer lini dan staff memiliki otoritas pada bawahannya. Pada jenis stuktur organiasai ini, proses pengambilan keputusan menjadi lebih lambat karena lapisan dan panduan yang tipikal, dan jangan melupakan formalitas didalamnya.

25.  Wewenang lini,staff dan fungsional.

Dimiliki oleh manajer lini yang mengambil keputusan untuk mencapai tujuan organisasi secara

langsung. Dalam bagan organisasi, wewenang lini digambarkan oleh garis yang menghubungkan

manajemen puncak sampai ke manajemen tingkat bawah.

Wewenang Staff

Dilakukan oleh orang atau kelompok orang yang memberikan jasa atau nasehat kepada manajer lini. Staff ahli biasannya merupaka istilah yang menggambarkan posisi tersebut. Staff ahli memberikan nasehat berdasarkan keahlian, pengalamana, atau riset dan analisis yang diperlukan,termasuk bantuan pelaksanaan kebijakan, monitor, dan pengendalian.

Wewenang Fungsional

Kadang organisasi mempunyai manajer atau departemen yang mempunyai wewenang fungsional.

26.Delegasi Wewenang

Dapat diartikan sebagai penugasan wewenang dan tanggung jawab formal organisasi

kepada orang lain, dalam hal ini karyawan. Wewenang dapat didelegasikan sesuai dengan prinsip skalar dari manajemen klasik, yang mengatakan bahwa garis wewenang harus ditetapkan denganjelas dari manajemen puncak sampai karyawan paling bawah. Delegasi wewenang bukan merupakan pelepasan tanggung jawab.

27.      Sentralisasi versus Desentralisasi

A. Sentralisasi

Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau yang

berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi. Sentralisasi banyak digunakan pada

pemerintahan lama di Indonesia sebelum adanya otonomi daerah.

Kelemahan dari sistem sentralisasi adalah di mana seluruh keputusan dan kebijakan di daerah

dihasilkan oleh orang-orang yang berada di pemerintah pusat, sehingga waktu yang diperlukan untuk memutuskan sesuatu menjadi lama. Kelebihan sistem ini adalah di mana pemerintah pusat tidak harus pusing-pusing pada permasalahan yang timbul akibat perbedaan pengambilan keputusan, karena seluluh keputusan dan kebijakan dikoordinir seluruhnya oleh pemerintah pusat.

B. Desentralisasi

Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini banyak perusahaan atau organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi.

Pada sistem pemerintahan yang terbaru tidak lagi banyak menerapkan sistem sentralisasi,

melainkan sistem otonomi daerah atau otda yang memberikan sebagian wewenang yang tadinya harus diputuskan pada pemerintah pusat kini dapat di putuskan di tingkat pemerintah daerah atau pemda. Kelebihan sistem ini adalah sebagian besar keputusan dan kebijakan yang berada didaerah dapat diputuskan di daerah tanpa adanya campur tangan dari pemerintahan di pusat. Namun kekurangan dari sistem desentralisasi pada otonomi khusus untuk daerah adalah euforia yang berlebihan di mana wewenang tersebut hanya mementingkan kepentingan golongan dan kelompok serta digunakan untuk mengeruk keuntungan pribadi atau oknum. Hal tersebut terjadi karena sulit untuk dikontrol oleh pemerintah di tingkat pusat.

28.      Proses Penyusunan Personalia

Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan perekrutan, penempatan, lahan, dan pengembangan anggota organisasi. Kegiatan – kegiatan penyusunan personalia berhubungan dengan tugas – tugas kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi. Lalu pembahasannya menjadi bagian dari fungsi pengarahan. Fungsi tersebut berhubungan dengan fungsi pengorganisasian. Semua fungsi manajemen saling berkaitan sehingga fungsi penyusunan personalia harus dilakukan oleh manajer.

Proses penyusunan personalia adalah serangkaain kegiatan yang dijalankan secara berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi dengan SDM, posisi, dan waktu yang tepat. Proses ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yang berbeda yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Unsur – unsurnya terdapat dalam organisasi.

29. PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Suatu perusahaan atau organisasi yang baik dan bertanggungjawab serta ingin memelihara kesinambungan bisnis dalam jangka panjang, harus sudah memikirkan kepeduliannya pada saat awal pendirian perusahaan, yaitu dengan cara menetapkan visi, misi dan tujuan perusahaan. Dalam perkembangannya, budaya organisasi dan perubahan global akan mempengaruhi tiga hal tersebut Visi merupakan suatu pernyataan ringkas tentang cita-cita organisasi yang berisikan arahan yang jelas dan apa yang akan diperbuat oleh perusahaan di masa yang akan datang. Untuk mengujudkan visi tersebut maka perusahaan melakukan pengembangan misi yang akan dijalani dalam tiap aktivitas; Misi merupakan penetapan tujuan dan sasaran perusahaan yang mencakup kegiatan jangka panjang tertentu dan jangka pendek yang akan dilakukan, dalam upaya mencapai visi yang telah ditetapkan; Tujuan perusahan adalah mencapai keuntungan maksimum.

           Pernyataan tentang visi dan misi yang jelas harus sesuai dengan budaya dan kebutuhan perusahaan dan kebutuhan pasar sehingga dapat menumbuhkan komitmen karyawan terhadap pekerjaan dan memupuk semangat kerja karyawan, menumbuhkan rasa keharmonisan di dalam kehidupan kerja karyawan, dan menumbuhkan standar kerja yang prima. Rumusan visi yang jelas akan mengantarkan perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Namun, semua hal tersebut belum dapat berfungsi dengan baik, jika tidak diimbangi dengan strategi yang tepat dalam penerapannya. Dengan demikian, rumusan visi, misi dan tujuan perusahaan perlu ditetapkan dalam suatu strategi yang tertuang dalam kebijakan perusahaan.

           Salah satu kunci keberhasilan suatu perusahaan adalah bergantung pada kinerja sumberdaya manusia yang secara langsung atau tidak langsung memberi kontribusi pada perusahaan, yang meliputi pemangku kepentingan eksternal (stake holders) dan kepentingan internal (karyawan) yang dimiliki oleh perusahan. Untuk memperoleh kinerja optimal dari keberadaan karyawan dalam perusahaan maka perusahaan perlu menetapkan strategi yang tepat, yaitu dengan memikirkan bagaimana mengelola karyawan agar mau mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.

PENARIKAN DAN SELEKSI KARYAWAN

seleksi karayawa adalah suatu proses untuk menentukan orang yang di ramal akan menempati suatu posisi jabatan yang di tawarkan suatu perusahaan.

Secara umum ada 3 tujuan seleksi:

1.      Untuk mengetahui kecakapan seorang pegawai.

2.      Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja yang cocok dengan pekerjaan yang dipangkunya.

3.      Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja tidak hanya yang cock pada saat sekarang tetapi tenaga kerja yang memiliki potensi untuk di kembangan di kemudian hari.

Proses Seleksi

Proses seleksi di mulai salah semua lamaran memenuhi syarat dan di terima. Proses ini melibatkan serangkaian tahap yang menambah komplektivitas sebelum pegawai di ambil. Jadi proses seleksi adalah Serangkaian kegiatan yang di gunakan untuk memutuskan apakah pelamar di terima atau tidak. Langkah-langkah ini mencakup pemanduan kebutuhan pelamar dan organisasi. Dalam banyaknya personalia penarikan dari seleksi di gabungkan dan disebut dengan istilah Employedment pansel.

Proses seleksi adalah pusat manajemen kepegawaian dan requitment dilakukan untuk membantu proses seleksi ini. Bila seleksi diadakan tidak tepat maka daya upaya sebelumnya akan sia-sia saja oleh karena itu tidaklah berlebihan bila di nyatajkan bahwa seleksi adalah kunci sukses manajeme kepegawaian.

LATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN

Para karyawan lama yang telah berpengalaman mungkin memerlukan latihan untuk mengurangi atau menghilangkan kebiasaan-kebiasaan kerja yang jelek atau untuk memperlajari ketrampilan-ketrampilan baru yang akan meningkatkan prestasi kerja mereka.

Program-program latihan tidak hanya penting bagi individu, tetapi juga organisasi dan hubungan manusiawi kelompok kerja, dan bahkan bagi Negara.

Penilaian dan Identifikasi Kebutuhan

Untuk memutuskan pendekatan yang akan digunakan organisasi mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan latihan dan pengembangan.

Sasaran-sasaran Latihan dan Pengembangan

Sasaran ini mencerminkan perilaku dan kondisi yang diinginkan, dan berfungsi sebagai standar-standar dengan mana prestasi kkerja individual daan efektivitas program dapat diukur.

Isi Program

Isi program ditentukan oleh identifikasi kebutuhan-kebutuhan dan sasaran-sasaran latihan. Program mungkin berupaya untuk mengajarkan berbagai ketrampilan tertentu, menyampaikan pengetahuan yang dibutuhkan atau mengubah sikap. Apapun isinya, program hendaknya memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi dan peserta.

Prinsip-prinsip Belajar

Ada beberapa prinsip kerja (learning principles) yang bisa digunakan sebagai pedoman tentang cara-cara belajar yang paling efektif bagi para karyawan. Prinsip-prinsip ini adalah program bersifat partisipatif,relevan, pengulangan dan pemindahan, serta memberikan umpan balik mengenai kemajuan para peserta latihan.

On-the-job Training

Tekhnik-tekhnik “on-the-job” merupakan metode latihan yang paling banyak digunakan. Karyawan dilatih tentang pekerjaan baru dengan supervise langsung seorang “pelatih” yang berpengalaman.berbagai macam tekhnik ini yang biasa digunakan dalam praktek addalah sebagai berikut :

1.      Rotasi Jabatan

2.      Latihan Instruksi Pekerjaan

3.      Mmagang

4.      Coachinh

5.      Penugasan sementara

Metode-metode Simulasi

Diantara metode-metode simulasi yang paling umu digunakan adalah sebagai berikut :
1. Metode Studi Kasus

Karyawan yang terlibat dalam tipe latihan ini diminta untuk mengidentifikasikan masalah-masalah, menganalisa situasi dan merumuskan penyelesaian-penyelesaian alternativ.

2. Role Playing

Tekhnik ini merupakan suatu peralatan yang memungkinkan para karyawan (peserta latihan) untuk memainkan berbagai peran yang berbeda. Digambarkan dalam suatu episode dan diminta untuk menanggapi para peserta lain yang berbeda perannya. Tekhnik role playing dapat mengubah sikap peserta, seperti menjadi lebih toleransi terhadap perbedaan individual dan mengembangkan ketrampilan antar pribadi.

3. Business Games

Business management (game) adalah suatu simulasi pengambilan keputusan skala kecil yang dibuat sesuai dengan situasi kehidupan bisnis nyata.

4. Vestibule Training

Bentuk latihan ini dilaksanakan bukan oleh atasan tetapi oleh pelatih-pelatih khusus. Area-area terpisah dibangun dengan berbagai jenis peralatan sama seperti yang akan digunakan paada pekerjaan sebenarnya.

5. Latihan Laboratorium

Tekhnik ini adalah suatu bentuk latihan kelompok yang terutama digunakan untuk mengembangkan ketrampilan-ketrampilan antar pribadi.

6. Program-program Pengembangan Eksekutif

Program-program ini biasanya diselenggarakan di universitas atau lembaga-lembaga pendidika lainnya.

Teknik-teknik Presentasi Informasi

Tujuan utama teknik-teknik presentasi informasi adalah untuk mengajarkan berbagai sikap, konsep atau ketrampilan kepada para peserta. Metode-metode yang biasa digunakan :

1.      Kuliah

2.      Presentasi Video

3.      Metode Konperensi

4.      Programmed Instruction

5.      Studi Sendiri

Pemberian Kompensasi Kepada karyawan

"Pentingnya Kompensasi Bagi Karyawan"

Setiap orang memiliki profesi yang beragam. Entah itu sebagai manajer, akuntan, dokter, guru, dan sebagainya. Jika orang-orang tersebut bekerja dalam suatu perusahaan tentunya mereka akan memperoleh yang disebut dengan kompensasi atau yang lebih dikenal dengan upah atau gaji. Kompensasi sendiri memiliki pengertian sebagai balas jasa yang diberikan oleh suatu perusahaan. Bagi suatu perusahaan, kompensasi punya arti penting karena pemberian kompensasi merupakan upaya dalam mempertahankan dan mensejahterakan karyawannya.
Lalu, apakah tujuan diberikannya kompensasi ?

Menurut Maryoto (1994), tujuan kompensasi adalah :

1.      Pemenuhan kebutuhan ekonomi karyawan atau sebagai jaminan economic security bagi karyawan

2.      Mendorong agar karyawan lebih baik dan lebih giat

3.      Menunjukkan bahwa perusahaan mengalami kemajuan

4.      Menunjukkan penghargaan dan perlakuan adil perusahaan terhadap karyawannya (adanya keseimbangan antara input yang diberikan karyawan terhadap perusahaan dan output atau besarnya imbalan yang diberikan perusahaan kepada karyawan)

Dalam memberikan kompensasi, secara umum untuk penentuan kompensasinya, terdiri dari tiga hal :

Pertama, Harga atau Nilai Pekerjaan yakni :

1.      Melakukan analisis jabatan atau pekerjaan. Berdasarkan analisis tersebut maka akan didapat informasi yang berkaitan dengan jenis keahlian yang dibutuhkan, tingkat kompleksitas pekerjaan, resiko pekerjaan dan sebagainya. Dari informasi tersebut maka dapat ditentukan harga dari pekeerjaan tersebut.

2.      Melakukan survei “harga” pekerjaan sejenis pada perusahaan lain yakni harga pekerjaan dari beberapa perusahaan menjadi patokan harga dalam menentukan harga pekerjaan sekaligus sebagai ukuran kelayakan dalam pemberian kompensasi.

Kedua, Sistem kompensasi yakni :

1.      Sistem prestasi yaitu upah atau gaji menurut prestasi kerja yang disebut juga dengan upah sistem hasil. Dalam sistem ini, sedikit banyaknya upah yang diterima tergantung pada sedikit banyaknya hasil yang dicapai karyawan dalam waktu tertentu.

2.      Sistem waktu yaitu besarnya kompensasi dihitung berdasarkan standar waktu seperti jam, hari, minggu hingga bulan. Besarnya upah ditentukan oleh lamanya karyawan menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Ketiga, Sistem kontrak yaitu besarnya upah didasarkan atas kuantitas, kualitas dan lamanya penyelesaian pekerjaan yang sesuai dengan kontrak perjanjian. Dalam sistem ini, biasanya dicantumkan ketentuan mengenai konsekuensi jika pekerjaan yang dihasilkan tidak sesuai dengan surat kontrak perjanjian.

Sebagai upaya balas jasa yang dilakukan perusahaan terhadap karyawannya, selain upah atau gaji tetap yang diterima, seorang karyawan juga akan menerima jenis-jenis kompensasi yang lain, diantarannya :

a.       Pengupahan insentif yaitu memberikan upah atau gaji berdasarkan perbedaan prestasi kerja sehingga bukan tidak mungkin dua orang yang punya jabatan yang sama akan menerima upah yang berbeda karena prestasi dalam bekerja yang berbeda, walaupun keduanya memiliki gaji pokok yang sama.

b.      Kompensasi pelengkap atau fringe benefit yaitu salah satu bentuk pemberian kompensasi berupa program-program pelayanan karyawan dengan tujuan agar mampu mempertahankan karyawan tersebut dalam jangka panjang. Misalnya saja, tunjangan pensiun, pesangon, asuransi kecelakaan kerja dan sebagainya.

c.       Keamanan dan kesehatan karyawan yaitu merupakan balas jasa peusahaan dalam bentuk non finansial. Makin baik kondisi keamanan dan kesehatan, maka makin positif sumbangan karyawan tersebut bagi perusahaan.